Linee Guida: ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI
Sommario
1. Scopo della procedura
2. Definizioni
3. Unità organizzative coinvolte
4. Presupposti e scelta dell’operatore economico
5. Tipologia di acquisti
6. Definizione dei fabbisogni
7. Autorizzazione all’acquisto e responsabilità del procedimento
8. Acquisti in materia di pubblico interesse
9. Acquisti in materia non di pubblico interesse e trasversali e/o istituzionali (con prevalenza del non pubblico interesse)
10. Gestione elenco operatori economici
11. Norme in materia di trasparenza.
1. Scopo della procedura
Lo scopo delle presenti Linee Guida è quello di definire e disciplinare, nel rispetto delle norme giuridiche applicabili agli acquisti di beni e servizi effettuati dagli organismi soggetti alla partecipazione pubblica e dei principi generali di trasparenza, pubblicità e parità di trattamento, le condizioni e le modalità le procedure:
• per l’acquisto di beni e servizi, nell’ambito di attività di pubblico interesse, d’importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, funzionali ai principi di efficacia, efficienza ed economicità della gestione;
• per l’acquisto di beni e servizi, nell’ambito di attività di non pubblico interesse/trasversali (con prevalenza del non pubblico interesse), attraverso procedure semplificate nel rispetto dei principi generali di trasparenza, pubblicità e parità di trattamento, così come previsto dal Protocollo di legalità sottoscritto dalla Fondazione e dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna, al fine di disciplinare obblighi e misure di trasparenza e di prevenzione della corruzione.
Per gli acquisti di beni e servizi nell’ambito di attività di pubblico interesse superiori alle soglie di rilevanza comunitaria si applicano le disposizioni del Codice degli appalti e delle concessioni (D.Lgs. 50/2016).
2. Definizioni
Ai fini delle presenti Linee Guida si intende:
Procedure semplificate: procedure non soggette alle disposizioni di cui all’art. 36 del Codice degli appalti e delle concessioni (D.Lgs. 50/2016) per l’acquisto di beni e servizi previamente individuati per tipologia e limite di importo.
Referente di Area/di progetto: referente di unità organizzativa interna o di progetto che emette la richiesta di acquisto e che, per gli ambiti di non pubblico interesse/trasversali (con prevalenza del non pubblico interesse) svolge compiti di gestione delle varie fasi delle procedure di acquisto, ordina l’acquisto e cura la verifica sulla regolare esecuzione dei contratti.
Responsabili di progetto: Responsabili di coordinamento di progetto interno.
Responsabile Unico Procedimento: soggetto individuato con atto organizzativo interno che svolge compiti di gestione delle varie fasi delle procedure di acquisto in materia di pubblico interesse, ordina l’acquisto e cura la verifica sulla regolare esecuzione dei contratti.
Referente tecnico di acquisto: se individuato, coopera con il Responsabile Unico del Procedimento nella definizione delle caratteristiche tecniche più idonee degli acquisti, nella attività di ricerca degli operatori economici e nelle attività di verifica della regolare esecuzione contrattuale.
3. Unità organizzative coinvolte
Le unità organizzative coinvolte nella applicazione delle presenti Linee Guida sono le Aree facenti parte della struttura organizzativa di Bologna University Business School (d’ora in avanti anche solo BBS) che possono proporre acquisti.
4. Ricorso agli acquisti di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria e scelta dell’operatore economico in ambito di attività di pubblico interesse
Si ricorre agli acquisti di beni e servizi di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, secondo le indicazioni e modalità previste nelle presenti Linee Guida per:
• acquisti previsti nella programmazione annua e triennale di funzionamento;
• acquisti per gestione di progetti commissionati da terzi soggetti pubblici o in partenariato pubblico;
• acquisti imprevisti o urgenti;
• altre ipotesi previste dalle norme sui contratti pubblici;
L’attuazione delle suddette procedure è consentito al ricorrere delle seguenti condizioni contestuali:
• acquisti al di sotto della soglia comunitaria determinata dal legislatore per gli acquisti di forniture e servizi e realizzazione di lavori;
• voci di spesa individuate nel successivo art. 5.
Non sono consentiti artificiosi frazionamenti delle spese ricorrenti e programmabili allo scopo di sottoporle alle indicazioni definite per gli acquisti d’importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria.
5. Tipologia di acquisti
I tipi di acquisto, più frequenti a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, disciplinati dalla presente procedura sono:
• acquisto, noleggio, assistenza e manutenzione di impianti tecnologici, idraulici, elettrici, di riscaldamento, di condizionamento e fornitura di relativo materiale;
• spese relative ai servizi di pulizia, portierato, vigilanza e altri servizi attinenti le sedi;
• spese per acquisto, noleggio, installazione, gestione, manutenzione e riparazione di postazioni informatiche, apparati, reti e sistemi informatici e di trasmissione dati, software e relative licenze d’uso
• spese per acquisto, noleggio e manutenzione di apparecchiature e attrezzature scientifiche
• spese per servizi giuridico-legali, contabili, di progettazione, di studio e di analisi
• spese per l’editoria, la stampa, la realizzazione e la diffusione di pubblicazioni anche on line, spese per riprese televisive, filmati e prodotti fotografici anche digitali e su supporto informatico;
• spese per formazione personale e collaboratori
• spese per traduzioni, deregistrazioni, correzione bozze, esecuzione di disegni, somministrazione questionari, svolgimento indagini di mercato, servizi di data entry e analisi di laboratorio;
• spese di assistenza specialistica sistemistica e di programmazione dei sistemi informativi, dei servizi web e dei servizi volti a garantire la sicurezza dei dati;
• acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di sistemi ed apparecchi telefonici, sistemi di videoconferenza, apparati fax, fotocopiatrici, apparecchi televisivi, impianti di ripresa e di videoproiezione;
• acquisto di libri, registri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere, anche su supporto informatico e multimediale, abbonamenti a periodici, a banche dati e ad agenzie di informazione;
• spese per l’organizzazione e promozione di conferenze, convegni, congressi, riunioni, mostre, cerimonie, manifestazioni e ricorrenze, eventi culturali e scientifici, nonché servizi alberghieri e di ristorazione, acquisto per omaggi di rappresentanza;
• spese per realizzazione, produzione, acquisto di prodotti destinati alla vendita diretta e indiretta nell’ambito dell’attività di merchandising;
• spese di utilizzo spazi;
• spese di rappresentanza, di pubblicità, comunicazione e promozione;
• spese per servizi di lavoro interinale;
• spese per la formazione;
• spese per servizi assicurativi e bancari;
• spese per il trasporto di persone e materiale vario, spedizioni, traslochi, carico e scarico di materiali e immagazzinamento;
• spese di cancelleria, carta e materiale di consumo;
• spese per utenze, spese postali e doganali;
• spese per acquisto, noleggio, gestione, manutenzione e riparazione di autoveicoli e automezzi;
• materiale informatico di consumo, licenze di uso del software, relativi aggiornamenti e canoni di manutenzione;
• spese per beni e servizi destinati agli studenti (materiale didattico, partecipazione convegni, spese di alloggio, ecc.).
6. Definizione Fabbisogni
I Responsabili di unità organizzative e di progetto, presentano al Dean o altra figura di vertice individuata con atto interno, le esigenze di acquisizione di servizi e di prodotti indicando:
a. il tipo (beni, servizi, ecc.);
b. la quantificazione di massima delle risorse finanziarie
c. il progetto/il budget al quale imputare la spesa.
7. Autorizzazione all’acquisto e responsabilità del procedimento
Tutti gli acquisti di beni e servizi identificati in queste Linee Guida sono autorizzati dal Dean. Il Dean ha la facoltà di delegare un dirigente o altro responsabile interno – con responsabilità gestionali – per l’autorizzazione ad acquisti specifici fino ad una soglia definita dal Dean stesso e comunque inferiore a 40.000,00 euro (IVA esclusa).
Il Responsabile Unico del Procedimento (di seguito RUP) viene individuato, limitatamente alle procedure di acquisto in materia di pubblico interesse, con atto organizzativo interno ed è responsabile del procedimento di acquisto, come definito dalle presenti Linee Guida. Il RUP può individuare, per specifici tipi di acquisto, uno o più Referenti tecnici degli acquisti che lo supportano nella definizione delle specifiche tecniche dell’acquisto e nelle verifiche di regolare esecuzione del contratto.
8. Acquisti in materia di pubblico interesse
Selezione dei fornitori
A) Procedura per l’acquisizione di beni e servizi inferiore a 40.000,00 euro (IVA esclusa).
Il Referente di unità organizzative/progetto, individuato il fabbisogno interno, definito l’importo e l’oggetto dell’acquisto, propone l’affidamento diretto ad un operatore economico, rispettando il principio di rotazione con cadenza prestabilita.
Il preventivo dovrà indicare:
• importo massimo di spesa;
• oggetto;
• condizioni contrattuali;
• termine, ovvero giorno e ora entro cui inviare la richiesta di ordine.
Ricevuto il preventivo e individuato l’operatore economico, il Referente di unità organizzativa/progetto presenta la propria richiesta di acquisto, adeguatamente motivata, comprensiva dell’allocazione del costo all’area amministrativa e contabile che svolge tutte le attività di verifica amministrativa e contabile e sottopone l’acquisto al RUP, che sottoscrive il contratto di acquisto, previa autorizzazione all’acquisto del Dean o suo delegato.
B) Procedura di consultazione per l’acquisizione di beni e servizi di importo pari o superiore a 40.000,00 euro (Iva esclusa) e inferiore alla soglia comunitaria per le forniture e i servizi.
La selezione dell’operatore economico affidatario avviene a mezzo di una procedura di consultazione nel rispetto dei principi di cui all’art. 30 comma 1 del D.lgs n. 50/2016.
L’acquisto è autorizzato, previa istruttoria tecnica da parte del Responsabile di unità organizzativa/progetto, dal Dean per tutti gli acquisti fino alla soglia comunitaria.
La procedura di consultazione per l’acquisizione di beni e servizi prevede l’invito ad almeno 5 operatori economici. Qualora fosse necessario, tale fase sarà preceduta dall’espletamento di un’indagine di mercato ovvero dalla selezione, in base ai principi di trasparenza, pubblicità e parità di trattamento, operando la rotazione a cadenza prestabilita, degli operatori a partire dall’elenco degli operatori economici eventualmente predisposto dalla Fondazione.
• Invito di almeno 5 operatori economici.
Rilevato il fabbisogno, definito l’importo massimo della fornitura di beni e servizi da affidare, il RUP consulta mediante invito diretto almeno 5 operatori economici qualificati, nel rispetto del principio di rotazione, qualora vi siano in tale numero soggetti idonei nell’ambito delle categorie merceologiche oggetto della fornitura.
L’analisi delle cinque offerte deve avere ad oggetto l’entità dell’offerta economica e la qualità del servizio proposto (nel caso di servizi). La scelta dell’offerta migliore è effettuata dal RUP, con il supporto tecnico del Referente di unità organizzativa/progetto se necessario, coadiuvato nella valutazione da una Commissione da esso individuata.
L’invito specificherà:
a. Tipologia e oggetto della fornitura/servizio;
b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione;
c. Durata del contratto;
d. Criteri di scelta dell’offerta più competitiva;
e. Modalità di selezione dell’offerta;
f. Caratteristiche tecniche e modalità di realizzazione della fornitura/servizio;
g. Importo massimo di spesa;
h. Struttura organizzativa di riferimento e relativo responsabile;
i. Termine di conclusione della procedura di consultazione;
j. Luogo e termine della presentazione dell’offerta;
k. Eventuali garanzie per il corretto adempimento.
L’avvio della procedura e gli esiti della sua conclusione sono pubblicati sul sito della Fondazione.
Differenti forme di pubblicità saranno adottate nei casi in cui si renda necessario da espresse norme di legge.
• Indagine di mercato (avviso di manifestazione d’interesse)
Nel caso in cui sia complesso identificare a priori i potenziali offerenti del servizio da affidarsi, o nel caso in cui si tratti di acquisti d’importo superiore a 100.000 euro la procedura di consultazione può essere preceduta da un’indagine di mercato pubblica il cui scopo principale è quello di valutare le competenze disponibili sul mercato e di migliorare l’efficacia della successiva procedura di consultazione. L’indagine di mercato viene realizzata tramite pubblicazione sul sito della Fondazione, nella sezione “Trasparenza”, di un apposito avviso per acquisire le manifestazioni di interesse a partecipare alla successiva procedura di consultazione. La durata della pubblicazione sul predetto profilo dovrà corrispondere ad un periodo minimo di quindici giorni, salva la riduzione a cinque giorni per motivate esigenze di comprovata necessità e urgenza.
L’avviso specificherà:
a. Tipologia e oggetto della fornitura/servizio;
b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione;
c. Importo massimo di spesa;
d. Durata del contratto;
e. Struttura organizzativa di riferimento e relativo responsabile;
f. Termine per la presentazione della manifestazione d’interesse;
g. Termine di conclusione della procedura di acquisizione delle manifestazioni d’interesse da parte degli operatori interessati;
9. Acquisti in materia di non pubblico interesse e trasversali e/o istituzionali (con prevalenza del non pubblico interesse)
Tali procedure di seguito previste non sono soggette alle norme dettate dal Codice degli appalti pubblici e delle concessioni di cui al D.lgs. n. 50/2016 né alle disposizioni attuative del medesimo, bensì soltanto ai principi di trasparenza, pubblicità e parità di trattamento, così come previsto dal Protocollo di legalità sottoscritto dalla Fondazione e dall’Alma Mater Studiorum-Università di Bologna al fine di disciplinare obblighi e misure di trasparenza e di prevenzione della corruzione.
Selezione dei fornitori
A) Procedura semplificata per l’acquisizione di forniture e servizi inferiore a 80.000,00 euro (IVA esclusa).
Il Referente di unità organizzative/progetto, individuato il fabbisogno interno, definito l’importo e l’oggetto dell’acquisto, propone l’affidamento diretto ad un operatore economico previamente individuato.
Il preventivo dovrà indicare:
• importo massimo di spesa;
• oggetto;
• condizioni contrattuali;
Ricevuto il preventivo e individuato l’operatore economico, il Referente di unità organizzativa/progetto trasmette la propria richiesta di acquisto, comprensiva dell’allocazione del costo all’area amministrativa e contabile che svolge tutte le attività di verifica amministrativa e contabile, al Dean o suo delegato che sottoscrive l’acquisto. Successivamente, il Referente di unità organizzativa/progetto ordina l’acquisto e cura la verifica sulla regolare esecuzione dei contratti.
B) Procedura semplificata di negoziazione per l’acquisizione di beni e servizi di importo pari o superiore a 80.000,00 euro (Iva esclusa).
La selezione dell’operatore economico affidatario avviene per mezzo di una procedura di negoziazione nel rispetto dei principi di trasparenza, pubblicità e parità di trattamento, che garantiscano l’effettiva concorrenza tra le offerte presentate.
L’acquisto è autorizzato, previa istruttoria tecnica da parte del Referente di unità organizzativa/progetto, dal Dean per tutti gli acquisti fino alla soglia di 200.000 euro e dal Consiglio d’Amministrazione oltre tale importo.
La procedura di negoziazione per l’acquisizione di beni e servizi prevede l’invito ad almeno 3 operatori economici. Qualora fosse necessario, tale fase sarà preceduta dall’espletamento di un’indagine di mercato ovvero dalla selezione degli operatori a partire dall’elenco degli operatori economici eventualmente predisposto dalla Fondazione.
• Invito di almeno 3 operatori economici.
Rilevato il fabbisogno, definito l’importo massimo della fornitura di beni e servizi da affidare, il Referente di unità organizzativa/progetto, o in alternativa il delegato allo specifico acquisto, consulta mediante invito diretto almeno 3 operatori economici qualificati, qualora vi siano in tale numero soggetti idonei nell’ambito delle categorie merceologiche oggetto della fornitura.
L’invito specificherà – in base alla natura del servizio/bene richiesto:
a. Tipologia e oggetto della fornitura/servizio;
b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione;
c. Durata del contratto;
d. Criteri di scelta dell’offerta più competitiva;
e. Modalità di selezione dell’offerta;
f. Caratteristiche tecniche e modalità di realizzazione della fornitura/servizio;
g. Importo massimo di spesa ;
h. Struttura organizzativa di riferimento e relativo responsabile;
i. Luogo e termine della presentazione dell’offerta;
j. Eventuali garanzie per il corretto adempimento.
L’analisi delle offerte deve avere ad oggetto l’entità dell’offerta economica e la qualità del servizio proposto/la qualità e le caratteristiche di fondamentale valutazione del bene da acquistare. La scelta dell’offerta migliore è effettuata dal Referente di unità organizzativa/progetto, coadiuvato nella valutazione da un gruppo di valutazione da esso individuato.
• Indagine di mercato (avviso di manifestazione d’interesse)
Nel caso in cui sia complesso identificare a priori i potenziali offerenti del servizio da affidarsi, ovvero nel caso di particolare complessità del servizio, la procedura di negoziazione può essere preceduta da un’indagine di mercato il cui scopo principale è quello di valutare le competenze disponibili sul mercato e di migliorare l’efficacia della successiva procedura di negoziazione. L’indagine di mercato viene realizzata tramite pubblicazione sul sito della Fondazione di un apposito avviso per acquisire le manifestazioni di interesse a partecipare alla successiva procedura di consultazione.
L’avviso specificherà:
a. Tipologia e oggetto della fornitura/servizio;
b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione;
c. Durata del contratto;
d. Struttura organizzativa di riferimento e relativo responsabile;
e. Termine per la presentazione della manifestazione d’interesse;
f. Termine di conclusione della procedura di acquisizione delle manifestazioni d’interesse da parte degli operatori interessati;
L’avvio della procedura e gli esiti della sua conclusione possono essere pubblicati sul sito della Fondazione.
10. Gestione elenco operatori economici
La Fondazione può adottare un elenco operatori economici, suddiviso per categorie merceologiche, quale strumento di semplificazione per l’individuazione degli operatori economici in possesso dei requisiti di ordine morale, tecnico-professionali ed economico-finanziari prescritti dalle vigenti normative per gli acquisti di importo inferiore alla soglia comunitaria in conformità a quanto previsto dall’art. 80 del D.lgs. n. 50/2016. Tale elenco viene costituito a seguito di avviso pubblico, reso noto nella sezione “Trasparenza”.
L’iscrizione degli operatori economici all’elenco è consentita senza limitazioni temporali e non è di per sé condizione necessaria per poter partecipare agli acquisti d’importo inferiore alla soglia comunitaria. La Fondazione procede alla valutazione delle istanze di iscrizione nel termine di 30 giorni dalla ricezione dell’istanza medesima. La Fondazione provvede altresì una volta costituito tale elenco alla disciplina circa le modalità di revisione del medesimo, con cadenza almeno annuale. Gli operatori sono tenuti in ogni caso a comunicare senza ritardo alla Fondazione eventuali variazioni intervenute nel possesso dei requisiti. La gestione dell’elenco sarà effettuata nel rispetto dei criteri di trasparenza, pubblicità, accessibilità e parità di trattamento.
11. Norme in materia di trasparenza
Saranno applicate le vigenti normative in materia di trasparenza, limitatamente alle procedure di acquisto in materia di pubblico interesse, previste per gli enti privati a partecipazione pubblica non di controllo.
Aggiornamento del 26.07.2016
