Lavorare da remoto in modo professionale: stratagemmi e trucchi

Marcello Russo 29 Luglio, 2020

“Giulio sta presentando un progetto per un cliente molto importante e su cui tutto il team ha lavorato molto negli ultimi mesi, quando all’improvviso i suoi due figli entrano in camera urlando e facendo cadere diversi giocattoli sul pavimento. Nonostante la presentazione sia stata ora affidata a un altro collega, Giulio in vari momenti deve intervenire per spiegare alcuni dettagli che ha seguito direttamente, ma il rumore di sottofondo, seppur decisamente diminuito, non si placa. Questa situazione innervosisce il cliente che bruscamente suggerisce di chiudere la call e di riprogrammarla in un momento di maggiore tranquillità generale!”

Cosa direste a Giulio se foste un suo collega o, ancora meglio, il suo capo? Quale feedback gli dareste e cosa potreste fare per evitare che tale situazione possa ripetersi in futuro?

Vorrei iniziare questo breve contributo presentando un caso molto frequente nelle scorse settimane perché – a mio avviso – emblematico della necessità di entrare in una nuova fase nella gestione del lavoro da remoto, che necessita di nuovi accorgimenti e soluzioni organizzative.

Ricordiamo tutti con simpatia le scene di alcuni conduttori televisivi che mentre raccontavano le news del giorno dal proprio salotto, sono stati interrotti dall’arrivo dei propri bambini come è successo a Giulio. Allo stesso modo, i clienti , mostrato grande tolleranza e comprensione dinanzi a queste scene nella fase iniziale del lockdown quando rapidamente siamo stati catapultati nelle nostre case insieme ai nostri figli, dato che non tutti hanno avuto la fortuna di avere un ufficio a disposizione o una divisione dei ruoli più strutturata.

Tuttavia, dopo alcuni mesi e una maggiore stanchezza, siamo altrettanto certi che la comprensione dei clienti possa diminuire rapidamente davanti a una condizione che per molti sarà continuativa nel tempo, se non addirittura definitiva. Numerose società di consulenza, infatti, hanno dato disposizione ai propri consulenti di lavorare da casa sino a nuove indicazioni, mentre diverse aziende non accettano presso le proprie sedi consulenti esterni chiamati a svolgere i propri compiti da casa.

Come poter organizzare il lavoro da casa in modalità più efficace per sé, per la propria organizzazione ma anche per la propria famiglia?

Di seguito alcuni consigli ed accorgimenti pratici:

1. “Do not disturb mode”

I nostri telefonini sono tutti oramai dotati di una funzione “do not disturb” che si attiva in alcuni casi automaticamente quando il nostro dispositivo riconosce nel calendario la presenza di meeting oppure quando si è al volante. É una funzione molto utile poiché permette di non essere disturbati con notifiche e messaggi vari, mantenendo alta la concentrazione sui compiti in questione. In modo analogo, nelle scorse settimane, abbiamo letto di numerosi “working parents” che hanno adottato stratagemmi analoghi per segnalare al resto della famiglia l’importanza di non essere disturbati durante una call o un task importante. In modo creativo, alcuni hanno appeso sulla maniglia del proprio “ufficio” domestico un simbolo che indicasse al resto della famiglia l’inizio di una conversazione importante sul modello di quello che accade negli studi radiofonici quando viene acceso il pulsante “on air” per indicare l’inizio della diretta. Oltre ad accrescere la produttività e la soddisfazione di tutti gli utenti presenti in una connessione, questo piccolo stratagemma permette anche di definire chiari confini tra l’attività lavorativa e la vita privata messi a dura prova durante il lockdown.

2. Coffee Briefing

Un’altra strategia molto efficace adottata da molti, in particolare modo dalle dual-career couples (coppie in cui lavorano entrambi i coniugi) consiste nell’incontrarsi al mattino a colazione in una sorta di coffee briefing “prima di correre in ufficio” e condividere con il proprio partner e il resto della famiglia il planning delle attività. Si tratta di una strategia molto efficace che riduce notevolmente il rischio di incompatibilità vita lavorativa-vita privata e che permette di accrescere la percezione all’interno della famiglia che gli impegni di tutti sono importanti in egual misura. In presenza di figli adolescenti, il consiglio è quello di coinvolgerli in questo momento di condivisione particolarmente utile anche per stabilire la spartizione delle risorse tecnologiche (computer, banda larga, scrivanie) anche alla luce dell’orario scolastico (ovviamente ci auguriamo che questo non sia più necessario meni prossimi mesi).

3. L’importanza dei rituali

In un articolo apparso l’1 aprile 2020 sul blog di Harvard Business Review, Sabina Nawaz consigliava a tutti gli smartworker di introdurre dei piccoli rituali quotidiani al fine di fornire stabilità e ritmo alla propria giornata lavorativa. Un esempio? Rapidi staff meeting periodici per realizzare dei check-in sui progetti di gruppo. La Business School di cui faccio parte ha anch’essa il suo rituale, organizzando ogni lunedì mattina uno staff meeting allargato a tutti i dipendenti. Si tratta di un’occasione di confronto e condivisione importante che può essere l’occasione per condividere problemi, scambiare opinioni ed esprimere riconoscenza per lo sforzo profuso in questi mesi. Si tratta di meeting che hanno favorito anche una maggiore conoscenza di tutti i vari membri del gruppo che non avevano sempre in passato la possibilità di interagire con tale frequenza e “vicinanza” con il top management team. Questi piccoli rituali potrebbero contribuire sul piano organizzativo a creare coesione, allineamento ed engagement molto importanti in questa fase, sempre però che il rituale non si trasformi in un elemento di rigidità, ad esempio introducendo sanzioni reali o sociali per chi si trovasse costretto a saltare uno di questi meeting per motivi personali.

4. Flessibili ma non troppo

Una delle difficoltà principali avvertite dai lavoratori in questi primi mesi (ormai 6!) di telelavoro è stata quella di “staccare” e terminare la propria attività lavorativa. Molti, moltissimi, sui social o nelle conversazioni online hanno affermato che recarsi a casa dal lavoro rappresentava un momento importante, simbolico, in cui ascoltando musica o leggendo un buon libro si tentava di ricaricare le proprie energie psico-fisiche. Ora questo non è possibile e molti stanno lavorando molte più ore al giorno e agli orari più improbabili. Tanti hanno affermato di saltare pasti o di mangiare sul lavoro piuttosto che di continuare a lavorare dopo cena o al mattino presto con punte di 12-16 ore lavorative al giorno. Sebbene la crisi abbia richiesto energie fuori dal comune e un carico di lavoro maggiorato, siamo forse davanti al rischio che tale condizione diventi cronica e abituale per molti. Pertanto, sebbene la flessibilità sia un valore importante e apprezzabile, una maggiore stabilità anche negli orari di lavoro può rappresentare una soluzione vincente nel lungo periodo. L’ateneo di Bologna, nella fase emergenziale, ha adottato la scelta di disciplinare il lavoro da remoto nelle stesse modalità del lavoro in sede, invitando i lavoratori a rispettare da casa gli orari di lavoro abituali, chiedere i permessi come se si fosse in ufficio, etc. Sebbene questa modalità sembrerebbe scontrarsi con i principi della flessibilità di orario e di luogo di lavoro tipici del lavoro agile, si è rivelata una scelta vincente nella fase emergenziale per dare stabilità al sistema ed evitare l’entropia che una gestione del lavoro non coordinato avrebbe generato per tutti gli stakeholder.

5. Lavorare per obiettivi e non per orario

Diversi lavoratori spesso lamentano di non avere tempo per lavorare e completare i task decisi nelle varie riunioni poiché passano la propria giornata passando da una riunione all’altra. È quindi fondamentale provare a favorire un’evoluzione del lavoro da remoto ispirandoci ai principi del “Result-Only-Work-Environment” una filosofia manageriale introdotto alcuni anni fa negli Stati Uniti in cui il lavoratore gode di grande autonomia nell’esercizio del proprio lavoro ed è responsabile soltanto di conseguire gli obiettivi che lui stesso avrà contribuito a fissare con l’azienda. Questo significa che i lavoratori potrebbero organizzare il lavoro nella modalità che più li aggrada, iniziando a lavorare alle 6 del mattino quando mattinieri oppure la sera dopo aver messo a letto i bimbi per chi preferisce lavorare nelle ore serali. Ovviamente questa modalità di organizzazione del lavoro smart è possibile laddove non sia necessario garantire obbligatoriamente ore di FaceTime come nel caso di docenti nelle ore di didattica o personale reperibile in specifici orari di apertura al pubblico.

Il presente articolo non vuole avere un valore normativo su cosa sia necessario implementare per una corretta organizzazione del lavoro. L’obiettivo è quello di fornire alcuni suggerimenti che potrebbero favorire una corretta e più soddisfacente organizzazione del lavoro per sé, per la propria famiglia e soprattutto per la propria azienda.