ai sensi del Regolamento europeo n. 679/2016 (“GDPR”)
| Categorie di interessati | Studenti e Partecipanti ai Master o Programmi organizzati dal Titolare, docenti e personale di BBS autorizzati all’utilizzo del chatbot di intelligenza artificiale “Maurice” (di seguito, “Utenti”) |
| Titolare del trattamento | “Bologna University Business School” (di seguito “BBS” o “Titolare”) Villa Guastavillani, via degli Scalini 18, Bologna (BO) – Italia Iscrizione nel Reg. Persone Giuridiche presso la Prefettura di Bologna n. 729, pag. 118 vol. 5 P. Iva 02095311201 |
| Responsabile della protezione dei dati (data protection officer) | BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it |
1. INFORMAZIONI SUI TRATTAMENTI EFFETTUATI
SEZ. A1
Finalità
Dare esecuzione alla Sua richiesta e consentirle di usufruire del chatbot di intelligenza artificale “Maurice”.
Base giuridica
Esecuzione di un servizio su richiesta dell’interessato – art. 6.1 b) GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
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Dati anagrafici (nome, cognome), di contatto (indirizzo e-mail), dati curriculari o professionali, dati contenuti nelle richieste e nelle conversazioni effettuate tramite il Chatbot, dati tecnici e di log relativi all’utilizzo del servizio. Si ricorda che, al fine di utilizzare il chatbot Maurice, l’Utente si obbliga a non includere dati personali nelle proprie richieste, salvo nei casi in cui ciò sia strettamente necessario.
Conferimento necessario: un eventuale rifiuto di fornire i dati anagrafici e di contatto, come pure la richiesta di ottenerne la cancellazione, determinerebbe l’impossibilità per BBS di soddisfare la Sua richiesta e di fornire (o continuare a fornire) il servizio da Lei domandato, giacché l’accesso al chatbot è subordinato al login mediante single sign on.
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I dati relativi alle richieste dell’Utente e alle risposte generate dal chatbot, unitamente ai relativi metadati, sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta e, salva cancellazione dell’utente, per la durata del Master o Programma, per finalità didattiche al fine di consentire all’Utente la consultazione delle risposte fornite. Nel caso la durata del Master o Programma sia superiore a un anno, i citati dati saranno comunque cancellati decorso un anno dalla richiesta/risposta. È fatto salvo il diritto dell’Utente di richiederne in ogni momento la cancellazione.
I metadati non necessari a garantire tale funzionalità di consultazione — inclusi, a titolo esemplificativo, log di accesso, log applicativi, log di errore e log di sicurezza, nonché timestamp e altri metadati tecnici necessari al funzionamento del servizio — sono conservati per un periodo massimo di 7 giorni.
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SEZ. B
Finalità
Aggregazione dei dati personali per finalità di analisi.
Base giuridica
Legittimo interesse – art. 6.1 f) GDPR.
| Dati personali raccolti | Periodo di conservazione dei dati |
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Dati anagrafici (nome, cognome), di contatto (indirizzo e-mail), dati curriculari e professionali, dati contenuti nelle richieste e nelle conversazioni effettuate tramite il Chatbot, dati tecnici e di log relativi all’utilizzo del servizio. Si ricorda che, al fine di utilizzare il chatbot Maurice, l’Utente si obbliga a non includere dati personali nelle proprie richieste, salvo nei casi in cui ciò sia strettamente necessario.
Lei può esercitare il Suo diritto di opposizione e così escludere che i Suoi dati personali siano aggregati per finalità di analisi.
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In seguito all’aggregazione, i dati non sono più riferiti a una persona identificata o identificabile.
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2. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali è effettuato da BBS con modalità cartacee ed informatizzate.
3. ATTIVITÀ DECISIONALI AUTOMATIZZATE
BBS esclude il ricorso a qualsiasi attività decisionale basata su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sulla Sua persona ai sensi dell’art. 22 del Regolamento europeo 679/2016.
4. SORTE DEI DATI AL TERMINE DEL PERIODO DI CONSERVAZIONE: IL PROCESSO DI AGGREGAZIONE, SALVO IL DIRITTO DI OPPOSIZIONE
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, ove Lei non abbia esercitato il Suo diritto di opposizione, i Suoi Dati Personali saranno trattati esclusivamente in forma aggregata per finalità di analisi, con l’obiettivo di migliorare l’accuratezza, la qualità e la sicurezza del Servizio. L’aggregazione dei dati è effettuata nel rispetto delle indicazioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali, per garantire che i dati non siano più in alcun modo riferibili alla Sua persona.
5. RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO. TERZI DESTINATARI DEI DATI
Sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del citato Regolamento europeo n. 679/2016 e possono quindi trattare e venire a conoscenza dei dati da Lei forniti, i soggetti o le categorie di soggetti indicati nel sito http://www.bbs.unibo.it, nella sezione Privacy.
A tal fine si segnala che sono designati responsabili di trattamento i soggetti di cui BBS si serve:
- a) per l’erogazione, la manutenzione e l’assistenza tecnica del Chatbot;
- b) per la fornitura di servizi tecnologici, applicativi, cloud e infrastrutturali necessari al funzionamento e alla sicurezza del Chatbot;
- c) per la gestione, anche informatica, dei propri archivi.
I dati potranno essere altresì trasmessi all’autorità giudiziaria e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli, nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziaria.
6. LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DATI A PAESI EXTRA UE
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato in Italia. Alcuni dei Responsabili di trattamento designati hanno la propria sede, oppure trattano i Suoi dati personali, anche in Paesi diversi dall’Italia sia in Europa che al di fuori della stessa e, in tal caso, il trasferimento dei dati personali extra‐UE avverrà̀ in conformità̀ alle disposizioni di legge e, segnatamente, i dati personali verranno trasferiti in Paesi terzi nel rispetto delle condizioni previste dall’articolo 45 e ss. GDPR.
7. I SUOI DIRITTI. RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Lei può esercitare i diritti a Lei riconosciuti dalla legge e, in particolare, il diritto di ottenere da BBS l’accesso ai Suoi dati personali (art. 15 GDPR), la rettifica e/o integrazione (art. 16 GDPR) e la cancellazione (art. 17 GDPR) dei Suoi dati personali, la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR), il diritto a ricevere la notifica delle rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate (art. 19 GDPR), il diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR), il diritto di opporsi al trattamento, in particolare al trattamento basato sul legittimo interesse del titolare (art. 21 GDPR). Tali diritti possono essere soggetti ad alcune eccezioni e/o limitazioni (es. il diritto alla cancellazione non può essere esercitato per quei dati rispetto ai quali BBS dimostri l’esistenza di motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, il diritto alla portabilità si applica rispetto a trattamenti basati su un contratto o sul consenso, il diritto di opposizione si applica per i trattamenti basati sul legittimo interesse o per motivi di interesse pubblico).
Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare reclamo all’Autorità di controllo, competente (art. 77 GDPR), che in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma – PEC: protocollo@pec.gpdp.it).
8. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DATA PROTECTION OFFICER)
BBS ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati, che può essere contattato ai seguenti riferimenti: dpo@bbs.unibo.it
Lei può contattare il Responsabile della protezione dei dati per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti derivanti dal Regolamento europeo n. 679/2016 e dal Codice Privacy.
9. CONTATTI E CONTESTAZIONI
In caso di domande o reclami, per quanto riguarda la presente Informativa Privacy o le pratiche di trattamento dei dati da parte di BBS o per richieste relative all’aggiornamento/rettifica/cancellazione dei dati personali o all’esercizio dei Suoi diritti in materia di privacy Lei può contattare il Titolare o il Responsabile della protezione dei dati.
A tal fine Lei può inviare una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica gdpr@bbs.unibo.it, dal quale Le risponderà la persona delegata da BBS a dare riscontro all’interessato che è il Coordinatore interno del trattamento dei dati, ovvero all’indirizzo di posta elettronica Responsabile della protezione dei dati dpo@bbs.unibo.it.
